el puente entre ciudadanos y administraciones
El Consejo de Ministros tiene previsto declarar mañana martes zona catastrófica a las regiones más perjudicadas por la reciente DANA, una decisión que permitirá movilizar una serie de ayudas y compensaciones cruciales para la recuperación de los afectados. Las ayudas contemplan subvenciones para cubrir daños en viviendas, enseres básicos, negocios e infraestructuras municipales. Además, se destinarán fondos para apoyar a los sectores agrícola, forestal, ganadero y de acuicultura marina, que han sufrido pérdidas severas.
En medio de esta situación crítica, el papel de los gestores administrativos resulta fundamental. Su experiencia y conocimiento en la gestión de trámites les permite actuar como intermediarios entre los ciudadanos y las administraciones, facilitando y agilizando los procesos que, en una emergencia como la DANA, pueden volverse engorrosos y lentos. Al ayudar a los afectados a tramitar las solicitudes de ayuda y resolver cualquier obstáculo burocrático que se presente, los gestores administrativos alivian una carga considerable para los ciudadanos, quienes en momentos de crisis suelen verse abrumados y desorientados.
Fernando Santiago, presidente del Consejo General de Gestores Administrativos de España, describe el rol de los gestores administrativos como «intermediarios cruciales entre los ciudadanos afectados y las administraciones públicas». Según Santiago, la labor de los gestores es facilitar el acceso a trámites urgentes, ofreciendo además asesoramiento especializado. «Nuestro papel es clave para quienes se enfrentan a pérdidas materiales o daños significativos, pues ayudamos a reducir el tiempo de espera y a que los ciudadanos accedan rápidamente a los recursos necesarios», explicó, subrayando que su intervención permite agilizar procesos burocráticos que, de otro modo, podrían complicarse.
Para las personas afectadas, el acceso a indemnizaciones, subsidios y otras compensaciones es urgente. Los gestores administrativos, conocedores de los procedimientos legales y de los requisitos específicos, guían a los ciudadanos a través del proceso, asegurándose de que las solicitudes estén correctamente cumplimentadas y de que se presenten sin errores que puedan ralentizar la respuesta. Así, los gestores actúan no solo como un enlace entre los afectados y el Gobierno, sino también como facilitadores que agilizan los trámites y evitan que la burocracia se convierta en una barrera para quienes necesitan ayuda inmediata.
La declaración de zona catastrófica supondrá una avalancha de solicitudes en las oficinas públicas, lo que normalmente saturaría los recursos y alargaría los tiempos de respuesta. Aquí, la intervención de los gestores administrativos también es valiosa, ya que su labor ayuda a descongestionar a las administraciones. Al realizar gestiones telemáticas y encargarse de trámites esenciales, permiten que el personal público se concentre en atender otras demandas urgentes, logrando así que los recursos lleguen de manera más rápida y eficiente a los afectados.
Respecto a los trámites más solicitados tras una catástrofe natural, Santiago detalla que son «las solicitudes de ayudas y subvenciones para reparaciones de daños, la gestión de ERTEs, las exenciones fiscales, y las reclamaciones a seguros». También son comunes las solicitudes para reestructurar deudas o aplazar hipotecas en casos de destrucción de propiedades, además de subsidios de desempleo en aquellas áreas donde la actividad económica se ha visto afectada. Añadió, además, que, en el caso específico de la reciente DANA, «se prevé un volumen considerable de bajas de vehículos, así como transferencias», en función de las imágenes y reportes recibidos de las zonas afectadas.
Por esto mismo, Santiago destacó la importancia de los gestores en la agilización de accesos a indemnizaciones y compensaciones: «El conocimiento técnico que poseemos facilita la cumplimentación y presentación de documentación compleja, algo que ayuda a los afectados a no perder tiempo en trámites mal gestionados o incompletos». Además, comentó que «en muchos casos, la documentación relevante ya la tenemos nosotros, ya que nos encargamos de presentar sus impuestos o de llevar su contabilidad», lo cual permite acelerar el proceso y evitar duplicidades en la gestión.
Así por ejemplo, los autónomos afectados por la DANA podrán solicitar la prestación por cese de actividad sin cumplir con el periodo mínimo de cotización, gracias a una medida especial del Ministerio de Inclusión y Seguridad Social. En este contexto, los gestores administrativos desempeñan un papel esencial, ya que facilitan el acceso a esta ayuda, orientan sobre los trámites de cese de actividad por fuerza mayor y otros beneficios especiales aprobados.
Seguridad Social recuerda que, desde la reforma laboral, se permite proteger a trabajadores y al tejido productivo en situaciones de crisis y emergencias como la DANA mediante un ERTE por fuerza mayor, pudiendo la empresa suspender temporalmente la relación laboral o reducir la jornada. Esta medida cuenta con una exención del 100% de las cotizaciones a la Seguridad Social de empresa y trabajadores y cualquier trabajador puede acogerse sin consumir la prestación por desempleo. Se solicita en el SEPE o llamando al 060.
Alivio para la administración en momentos de saturación
Las catástrofes también suelen poner a prueba los recursos de las administraciones públicas, que enfrentan una avalancha de solicitudes. En este contexto, el papel de los gestores administrativos es doblemente valioso: no solo facilitan el proceso para los ciudadanos, sino que ayudan a descongestionar la administración al gestionar trámites de manera autónoma y profesional. Esta intervención alivia la carga de trabajo de los funcionarios públicos y permite que los recursos estatales se distribuyan con mayor eficiencia.
Equipados con plataformas de transmisión telemática y herramientas de firma electrónica, los gestores administrativos pueden realizar trámites de forma remota, incluso cuando el desplazamiento físico se vuelve imposible. Gracias a estos avances, es posible validar documentos y avanzar en los procesos burocráticos sin necesidad de esperar largas colas o realizar desplazamientos que, en situaciones de emergencia, podrían resultar arriesgados o imposibles. Sin embargo, la infraestructura digital de las plataformas gubernamentales a veces representa un reto. Aunque la mayoría de los gestores tiene acceso a sistemas de datos integrados, aún existen casos en los que la compatibilidad entre sistemas o la saturación en momentos de alta demanda ralentiza los trámites.
Retos de la digitalización y la interoperabilidad
Si bien la tecnología ha dotado a los gestores de herramientas esenciales, la variabilidad en los niveles de digitalización y en la interoperabilidad de las plataformas entre administraciones es un desafío. En momentos de crisis, como tras una DANA, la falta de un sistema completamente integrado puede complicar la respuesta rápida que los ciudadanos necesitan. El desarrollo de soluciones tecnológicas que garanticen una mayor compatibilidad entre los sistemas de los gestores y las administraciones se presenta como una necesidad urgente para maximizar la eficiencia en estas situaciones.
En cuanto al nivel actual de digitalización de los gestores administrativos y su interoperabilidad con sistemas gubernamentales, Santiago reconoció los avances logrados en digitalización, pero señaló que la interoperabilidad con las plataformas gubernamentales aún es variable. «Aunque algunas plataformas permiten la gestión electrónica de ciertos trámites, la integración total sigue siendo un desafío, particularmente en situaciones que exigen rapidez y flexibilidad, como las emergencias». Esta falta de interoperabilidad, advirtió, «afecta negativamente a nuestra capacidad de respuesta, ya que alarga los tiempos de espera y nos obliga a duplicar procesos». Cuando los sistemas de diferentes entidades, como los seguros y organismos públicos, no se encuentran conectados de manera eficaz, el proceso se vuelve más lento, perjudicando a los afectados que dependen de esas ayudas.
El desafío de coordinar respuestas rápidas y efectivas
Para enfrentar crisis de esta magnitud, lEl reto no es únicamente técnico, sino también organizativo. os gestores requieren una infraestructura de comunicación robusta y coordinada, capaz de responder en tiempo real y de articularse con otros organismos y autoridades locales. La incorporación de herramientas avanzadas de gestión de crisis, como software de seguimiento de casos en vivo y sistemas de alerta temprana, se vislumbra como una necesidad para mejorar la rapidez y efectividad de las respuestas en el terreno.
Además de su rol en la respuesta inmediata, Santiago subrayó la importancia de los gestores en la prevención y preparación ante desastres: «También tenemos un papel en la preparación previa, orientando a empresas y ciudadanos sobre seguros, protección de bienes y planes de continuidad». Este asesoramiento preventivo, explicó, es fundamental para que las personas estén mejor preparadas y dispongan de la documentación en regla, lo que facilita el acceso rápido a la ayuda en caso de desastre.
No obstante, la integración total de sus sistemas con los de las administraciones sigue siendo un reto. Un flujo de trabajo sin interrupciones es esencial para maximizar su eficiencia en estos momentos críticos, y ello demanda mejorar la interoperabilidad entre plataformas y una mayor inversión en tecnologías de gestión de emergencias. Este salto hacia una integración completa permitiría a los gestores responder de manera aún más ágil y fluida en situaciones de alta presión.
En los últimos años, los gestores administrativos han impulsado un importante proceso de digitalización, lo cual ha transformado notablemente su capacidad de respuesta y la calidad del servicio. La digitalización ha facilitado que los gestores administrativos automaticen y optimicen numerosos trámites, reduciendo así tiempos y errores en la gestión. Esto incluye la administración de documentos electrónicos, la automatización de tareas repetitivas y el uso de firmas digitales, lo que contribuye a mejorar la rapidez y eficiencia de los procesos. Además, el acceso seguro y casi instantáneo a bases de datos y sistemas integrados permite a los gestores tomar decisiones de manera más ágil y ofrecer una mejor atención a los clientes. La tecnología también ha fortalecido la seguridad de la información sensible, garantizando el cumplimiento de normativas de protección de datos, como el RGPD, para proteger los datos personales de los ciudadanos.
La interoperabilidad entre sistemas digitales facilita el intercambio de datos entre diferentes organismos públicos y privados, aunque aún es necesario avanzar para lograr un sistema completamente cohesionado que favorezca la colaboración eficiente, especialmente en momentos de crisis. En paralelo, la capacitación continua en nuevas tecnologías se ha vuelto una prioridad para los gestores administrativos, quienes reciben formación constante en herramientas digitales de última generación, lo que les permite actualizar sus competencias y responder con flexibilidad a los cambios tecnológicos.
Un proceso de modernización acelerado por la pandemia
La pandemia marcó un antes y un después en el proceso de digitalización de los gestores administrativos, obligando a una adaptación sin precedentes en poco tiempo. Sin embargo, las carencias en infraestructura digital y en interoperabilidad entre administraciones públicas siguen dificultando una respuesta óptima en situaciones de emergencia. Los gestores confían en que estas limitaciones tecnológicas sean atendidas por las distintas administraciones para que, gradualmente, se adapten a las necesidades actuales. Con una inversión adecuada en sistemas digitales y en gestión de crisis, el impacto positivo de su trabajo en momentos críticos como los que dejan catástrofes naturales podría ser aún mayor.
Gracias a estos avances, los gestores administrativos no solo han logrado mejorar su eficiencia, sino que también contribuyen a una administración más transparente y accesible para los ciudadanos. A medida que se perfeccionen los procesos de digitalización y se aumente la interoperabilidad entre sistemas, la labor de los gestores en momentos de crisis será cada vez más ágil y cercana, respondiendo a la urgencia de los ciudadanos con la prontitud y el apoyo que las circunstancias demandan.
